GESTIÓN DE REUNIONES, VIAJES Y EVENTOS (MF0983) |
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Duración en horas: 120 |
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OBJETIVOS |
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- Organizar las actividades propias y de la dirección con pro-actividad, coordinando las agendas de las personas implicadas, gestionando el tiempo de forma eficiente y manteniendo la imagen corporativa. - Gestionar los servicios y recursos materiales de su ámbito de actuación, negociando las condiciones de contratación, controlando la ejecución del presupuesto y el proceso documental, a fin de asegurar su disponibilidad. - Organizar reuniones y eventos corporativos de acuerdo con las directrices recibidas, la cultura y los objetivos de la organización, negociando las condiciones con las personas intervinientes, a fin de conseguir los resultados definidos y la mejora de la calidad del servicio. - Negociar en la organización de viajes nacionales e internacionales, atendiendo a los plazos fijados y cumpliendo las normas internas, consiguiendo la máxima rentabilidad y eficiencia en su desarrollo y la mejora de la calidad del servicio.
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CONTENIDOS |
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MÓDULO 1. GESTIÓN DE REUNIONES, VIAJES Y EVENTOS UNIDAD FORMATIVA 1. GESTIÓN DEL TIEMPO, RECURSOS E INSTALACIONES DEL ASISTENTE A LA DIRECCIÓN UNIDAD DIDÁCTICA 1. LA ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO. Eficiencia, eficacia y efectividad. Umbral de rentabilidad de la actividad del secretariado. Productividad. Medios y métodos de trabajo. La planificación como hábito: Priorización. Organización. Delegación. Control y ajuste. El control del tiempo. La calidad en los trabajos de secretariado. Habilidades de relación intra-personal para optimizar el tiempo: iniciativa, pro-actividad, creatividad e innovación. Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación. El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el - escritorio, las herramientas de trabajo -ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda-, el material de trabajo -papel, sobres, etc.-, menaje y suministros varios. La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras - dependencias de la organización. Prevención de riesgos laborales. UNIDAD DIDÁCTICA 2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA.2. EL ARCHIVO. Flujo documental en la empresa. Clasificación de los documentos. Tratamiento de los documentos. Estrategias y características de un buen archivo. El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimientos de uso. -Inclusiones, extracciones y expurgo-. Gestión documental informática - oficina sin papeles"-. Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos. UNIDAD DIDÁCTICA 3. LA AGENDA. Tipos de agenda. Secciones de la agenda. Gestión de agendas. UNIDAD FORMATIVA 2. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y EVENTOS UNIDAD DIDÁCTICA 1. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES. Tipos de reuniones: Planificación de las reuniones. Preparación de las reuniones. Preparación de las reuniones. Preparación de las reuniones. Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas. El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. -Duración, pausas, - almuerzo y otros). Tipología y funciones de los participantes en una reunión. -Dirección, - secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente, y otros-. El papel de la secretaria el día de la reunión. -Preparar, comprobar, - atender-. La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión: UNIDAD DIDÁCTICA 2. LA NEGOCIACIÓN. Elaboración de un plan de negociación. Tipos o niveles: Participantes. Fases de la negociación: Recursos psicológicos en la negociación: Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa. Los presupuestos y contratos: UNIDAD DIDÁCTICA 3. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. Objetivos. Presupuesto. Tipos de eventos atendiendo a su ámbito. Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento. Listado de comprobaciones. El papel de la secretaria el día del evento -Preparar, comprobar, atender-. Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado: Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado: Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos: Documentos de cobro y pago. UNIDAD DIDÁCTICA 4. EL PROTOCOLO EMPRESARIAL. Tratamientos dentro de la empresa. Recepción de las visitas. El restaurante como parte de la oficina. RD.2099/83 Ordenamiento General de Precedencias en el Estado. El regalo en la empresa. La etiqueta en hombres y mujeres. Ubicación correcta de los símbolos: La imagen y la empresa. UNIDAD FORMATIVA 3. ORGANIZACIÓN DE VIAJES NACIONALES E INTERNACIONALES UNIDAD DIDÁCTICA 1. SERVICIOS Y PRODUCTOS DE LAS AGENCIAS DE VIAJES. Condiciones de la contratación de un servicio: Seguros de viaje, médicos y de automóviles. Medios y rutas de transporte nacionales e internacionales. Medios de realización: Internet, teléfono y otros. Derechos del viajero: Legislación sobre viajeros en tránsito y aduanas. Características y funciones de organismos oficiales: UNIDAD DIDÁCTICA 2. ORGANIZACIÓN DEL VIAJE. Objetivos del viaje. Presupuesto. Lista de comprobación y confirmación. Documentación necesaria anterior al viaje: Gestión de las necesidades del país o países que se visiten: Itinerarios. Medios de transporte. Métodos para el alquiler de vehículos. Normativa al respecto. Visitas turísticas. Información cultural y genérica. UNIDAD DIDÁCTICA 3. PLANIFICACIÓN DEL VIAJE. Medios de locomoción. Horarios. Reservas de transporte. Alojamientos y tipos de pensión. Medios de cobro y pago: Intérpretes. Servicios especiales-sala de reuniones, fax, secretario, despachos, salas - audiovisuales-. Documentación y preparación de las jornadas de trabajo. La oficina móvil. La agenda de reuniones. UNIDAD DIDÁCTICA 4. DOCUMENTACIÓN POSTERIOR AL VIAJE. Informes económicos. Justificantes. Notas de entrega. Albaranes. Facturas pro-forma. Facturas definitivas. Seguimiento de acuerdos. Evaluación y análisis de resultados. Archivo. Estudios de optimización, realización y temporalización de viajes nacionales e internacionales. UNIDAD DIDÁCTICA 5. PROTOCOLO NACIONAL E INTERNACIONAL Y USOS SOCIALES. Invitaciones en España y en el extranjero. Forma y contestación de las invitaciones. Obligaciones con los visitantes. Protocolo y comunicación en países de religión musulmana. Protocolo y comunicación con países de Hispanoamérica. Protocolo y comunicación en diversos países. Diplomacia en la Unión Europea. Decálogo del protocolo empresarial internacional. |
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